忙しいビジネスパーソンにとって、業務効率化は大きな課題です。そこで活躍するのがChatGPT。今回は、私自身が実際にChatGPTを使って行っているメール代筆や翻訳、ワンポイント画像の生成など、具体的なビジネス活用術をプロンプト付きでご紹介します。
1. メールの代筆
メールも半分ぐらいはChatGPTに清書してもらってます。
最近実際に使用した例をいくつかあげます。
1.1 請求書を送付するメールの文面作成
私の使い方
クライアントに請求書を送るとき、丁寧な文章を書きたいけれど手間がかかる。そんな場面でChatGPTを活用しています。
実際に使ったプロンプト例
「請求書を送付するメール本文を作って。
以下のポイントを入れてください：
・お世話になっている旨
・請求書を添付する旨
・支払期日
・不明点があれば連絡してほしい旨」
使ってみた感想
大枠はChatGPTが作ってくれるので、ビジネスライクな文章が瞬時に手に入ります。必要があれば「もう少しフランクにして」などの追記で簡単にトーンを調整できます。
1.2 昨日の打ち合わせのお礼
私の使い方
クライアントや取引先との打ち合わせを行った翌日に、お礼のメールを送りたい場合に活用しています。
「会ってくれてありがとう」という一文だけでも良いのですが、ビジネス的な観点で失礼なく、かつ相手の印象に残る内容を作りたいときに役立ちます。
実際に使ったプロンプト例
「昨日の打ち合わせのお礼メールをビジネス調で書いて。」
使ってみた感想
ChatGPTに依頼すると、相手とのコミュニケーションをスムーズに続けられる文面がすぐに出てきます。
事務的になりすぎないように、要所で「本当に助かりました」「また近いうちにお話しできれば」などのフレーズを入れるようプロンプトを工夫すると、さらに温かみのあるメールに仕上がります。
2. ワンポイント画像の作成
2.1 パワポ等の資料に使うイメージ生成
私の使い方
プレゼン資料で使うイラストやアイキャッチがほしいとき、ChatGPTと連携できる画像生成モデル（DALL·Eなど）を利用しています。ここではChatGPTへの依頼イメージを示します。
以前はいらすとやなどフリー素材サイトを使っていましたが今は完全にChatGPTです。
実際に使ったプロンプト例
「『ChatGPTの仕事活用術』という記事のアイキャッチ画像を作って。
ビジネスシーンを背景に、パソコンに向かう人物（または数名）がChatGPTを使っているイメージをイラスト風に表現。
洗練されたデザインで、AIアシスタントのイメージを連想させる。
背景はオフィス感を演出しつつ、色合いはシンプルで爽やかな印象（青系など）。
イラスト風・フラットデザイン寄りで、ビジネスとテクノロジーが融合した雰囲気に仕上げてください。」
生成された画像を、Canvaで文字入れとサイズ調整をしてこの記事に実際に使って仕上げました。
ポイント
・AIの生成でよりイメージに近い素材を探すのではなく作ることができる。
・最終仕上げは人間の手で編集すると、より魅力的なビジュアルに。
3. 翻訳
3.1 英訳と追加の返信文章作成
私の使い方
海外クライアントと価格交渉する際に、英語のやり取りが必要になります。ざっくり日本語で書いた内容をChatGPTに英訳させ、微調整しています。
実際に使ったプロンプト例
直近のやりとりのスクショを添付した上で・・・
「以下を英訳して。
『先ほどのやり取りを受けて、残念ながらその金額ではお売りできません。
最低でも1000ドル以上は必要になります。ご理解いただけますと幸いです。』
また 添付の直前のやり取りに対して返信メールを書く形にしてください。
相手に対して交渉余地があるのかどうかも、やんわり伝わるようにお願いします。」
過去の文脈を踏まえた自然な英訳を提案してくれるので、短時間でメールが完成。しかし、必ず自分でニュアンスを確認し、必要があれば修正を加えています。
中国語など一切わからない言語に翻訳するときは 日本語→中国語と翻訳した結果を別の翻訳ソフトで日本語に戻してみてニュアンスに間違いがないかを確認します。
4. 文章の作成
4.1 システム内から送付するメール文面の例
私の使い方
Webサービスで「パスワードを忘れた場合」のメール文面を作成するとき、あらかじめ伝えたい内容を箇条書きで渡し、自然な文章へ整えてもらいます。
実際に使ったプロンプト例
「『パスワードを忘れた方へ』というページからリセットを申請されたときに
自動送信されるメール文面を考えて。
以下の内容を箇条書きで書きたいので、自然な日本語になるように整えてほしい。
- リセット用のURLを案内
- リセットURLの有効期限
- 万が一のときの問い合わせ先
- アカウント情報に心当たりがない人への注意書き
ChatGPTは箇条書きをもとに、分かりやすい文章をスピーディに構築してくれます。
ただし嘘情報やニュアンス違いが混ざる可能性もあるため、最終チェックは必ず行います。
4.2 記事の清書
実は本記事自体も、まずは自分で構成を作成し、ChatGPTに「読みやすい文章にして」と頼んで清書してもらいました。
その後、人間がチェックして細かい手直しをすることで、誤情報を排除しつつ文章をさらにブラッシュアップしています。
すべて人間の手で書くよりも明らかに時短になっています。
5. ChatGPTをビジネスで使う際の注意点
ここは段落ブロックです。文章をここに入力してください。
- AIから出てくる内容は“たたき台”
必ず人間が最終調整しましょう。 - 誤情報・不正確な表現に要注意
大事な数値や情報は二重確認が必須。 - 機密情報・著作権
個人情報や社内情報の扱いには十分注意。 - プロンプトの最適化
継続して使うほど、効率的な指示やフィードバックが身につきます。
スプレッドシートなどに残しておくと次回使用時に便利です。
まとめ
ChatGPTはビジネス現場での作業効率化に大きく貢献してくれます。メールの下書きから翻訳、画像生成まで、さまざまな形で活用可能です。ただし、AI任せにせず必ず自分の目で確認・修正することで品質を保ちましょう。
「AI + 人間」の協働が、より迅速かつ正確なアウトプットにつながります。
ぜひ、上手にChatGPTを活用して毎日の業務を効率化してみてください。
